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5つのデジタル力
【体幹力】

情報で現場を
滑らかにする

 

中小ビジネスでは、現場を滑らかにするためにデジタルを活用しましょう。
滑らかな現場とは、迷わず、間違わず、し忘れることなく、誰かに聞かなくても仕事がスムースに進む現場のこと。

滑らかではない現場には、やり直しや手戻りが発生します。失った時間は戻ってきません。タイムロスはお客様にしわ寄せされることになります。それはつまり、競争力の低下を意味します。

ある宿泊業では、接客品質を高めるために業務マニュアルを見直し、スタッフが迷ったりしたときにはタブレット端末からいつでもそれを見て手順の確認をできるようにしています。

ある業務用資材販売店では、店主の接客ノウハウをアルバイトにも共有できるようにとレジを工夫しました。商品をレジに入力すると、その商品と一緒に使った方がよい商品や使用上の注意点などが表示され、経験の浅いアルバイトでも丁寧な接客が可能となっています。 

スタッフが迷っていませんか。困っていませんか。ちょっとした間違いを繰り返したり、必要なことをし忘れたりしていませんか。仕事の都度、誰かの判断を経ないと仕事が進まない状態になっていませんか。

現場のスタッフは迷いや手戻りがあっても少々のことは頑張って乗り越えてしまうし、「やりにくいな」と感じても我慢しがちです。そのおかげで日々の現場は表面的にはうまく流れてしまうから経営者から見るとその裏にある課題に気づきにくい。しかし、進めにくさや小さなミス、間違いの一つひとつは些細でも、サービスや商品に少しずつしわ寄せが出て、顧客の満足度や利便性を損ないます。

ミスがなく仕事が効率的に回るように、仕事の流れ、情報の流れを滑らかにすれば、会社の競争力を高める原動力となります。

  

整備の強化ポイント

業務に必要な情報の整備

業務に必要な情報をそろえる
現場が迷ったり、立ち止まったりしないよう、情報は現場をガイド(導く・案内)するために活用する

職場環境の整備

現場の情報通信環境を整える
仕事に必要な道具や仕事をする環境を整備していく、手書きのせいで不便さがあれば一つずつ解消していく

習慣化の強化ポイント

振り返りの習慣

振り返りを習慣化する
現場を滑らかにするために、日々の仕事を振り返り、質を高めるサイクルをまわす

協働の習慣

互いの業務を知り合う
共働を日頃から認識している現場と、そうではない現場では、現場の滑らかさに差が生じる

 

デジタルはこう使う

  • ExcelやWordで作成する報告書・集計表の書式を統一する
  • グループウェアやファイル共有サービスで資料やデータを共有する
  • 大きなディスプレイやスキャナ、無線LANなどで職場を便利にする
  • 統一したい業務の手順は誰でもわかるように写真や動画で説明する
  • 改善したい仕事の実績はデータとして記録する
  • 仕事のコツやノウハウ、基本手順を職場のFAQ・ナビとしてまとめる
  • チャットツールでコミュニケーションを活性化する
  • スケジューラで予定を共有し、社内報で互いの仕事の手順を知り合う

 

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