昨年からリモートワークが進み、どこでも仕事ができるPCや業務をクラウドサービスで完結できる環境が整備されていると思います。今まで対面で行っていた会議もオンラインでの会議が当たり前になりました。ZoomやTeams、Google Meetのオンライン会議用のURLがメール送られてきて、時間になったらURLから会議に参加する、といった行為にだいぶ慣れてきたのではないでしょうか。
そんな当たり前になってきたオンライン会議ですが、会議を開催するときは、事前に会議日時の調整を行う必要があり、日程調整は以下のような流れで行っているのではないでしょうか？
メールで複数の候補日時を出席者に送付
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出席者それぞれの希望日時や都合がメールで返信
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全員の都合の良い日時を選んでオンライン会議のURLを発行
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出席者全員にオンライン会議のURLを送付
スムーズに進めば良いですが、候補日時すべてに都合が悪い参加者がいれば、改めて候補日時を探してメールを送って調整する、といった流れを繰り返す必要があります。こういった日程調整を効率化するサービスも登場しています。今回は無料でつかえる日程調整サービスを2つほど紹介したいと思います。どちらもご自身が使っているカレンダーと連携して、空き時間だけを調整相手に表示し、オンラインで会議日時を確保できるサービスです。
1つは飲み会の幹事向け日程調整サービス「調整さん」を提供しているミクステンド株式会社が提供する「TimeRex」というサービスです。TimeRexはGoogleカレンダーおよびMicrosoft365のカレンダーと連携して、ご自身の空き日時だけを調整相手に公開できます。GoogleカレンダーやMicrosoft365のカレンダーには様々な予定が書き込まれていると思ますが、「TimeRex」上では、調整相手に空き時間しか表示されないように制御されているため安心です。調整相手は、表示された空き時間から自分の都合に合わせて日時を選択できるため、メールでのやり取りは不要です。
さらに、TimeRexにZoomやTeams、Google Meetを連携させることで、調整相手が指定した日時のオンライン会議のURLが自動的に発行され、調整相手とご自身にメールで通知される仕組みになっています。
もう1つは「Spir（スピア）」というサービスで、こちらもGoogleカレンダーやMicrosoft365のカレンダーと連携して調整相手には、空き時間だけ表示し、オンラインでの日時調整を可能にしています。ZoomとGoogle Meetの会議URL発行も可能です。このSpirの特徴は、Spirのユーザ同士であれば調整相手と自分のカレンダーを同じ画面に表示し、調整相手の空き予定と見比べながら調整できることです。2つ並べて表示されると調整がやりやすいです。
両サービスにはチームで使えるプランも用意されていて、機能改善も継続して行われているため、今後の発展も期待できます。
さらに余談ですが、日程調整サービスは海外にも存在していてCalendlyという無料で使える同じような機能を提供しているサービスもあり、高い評価を受けています。
みなさんも無料で使えるサービスやツールを積極的に使って、ご自身の仕事を効率化してみてはいかがでしょうか。